El Museo Canario en sus documentos (I): las actas de la Junta Directiva

El archivo general o central de cualquier institución está integrado por todos los documentos que van siendo generados en el desarrollo de sus funciones a lo largo del tiempo. De este modo, a medida que transcurren los años, aquellos papeles se van convirtiendo en verdaderos depositarios de la historia institucional, adquiriendo un gran valor para la reconstrucción de la trayectoria descrita por cada órgano productor.

Comenzamos hoy un recorrido a través de las series documentales que se encuentran en nuestro archivo general, con el objetivo de mostrar parte del volumen de documentos producidos en un museo y sus características tipológicas, mostrando asimismo las posibilidades que presentan cada uno de ellos para los investigadores.

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Libros de actas de la junta directiva de El Museo Canario.

Actas de la Junta Directiva
Que nuestro recorrido a través de la documentación generada por El Museo Canario comience por los libros de actas de la junta directiva no es un hecho casual. Por el contrario, desde el primer momento debemos señalar y reconocer que nos hallamos ante una de las series documentales de mayor interés e importancia de entre todas las que forman parte del cuadro de clasificación del archivo general de la institución (ES 35001 AMC/AMC).

En estos libros se recogen las actas o el testimonio escrito de las sesiones celebradas desde el 2 de septiembre de 1879 hasta la actualidad por la junta directiva –o junta de gobierno a partir del 15 de enero de 1974– de la entidad museística. Por lo tanto, este tipo de documentos reúne los datos fundamentales sobre la fundación, trayectoria y desarrollo de la institución, lo que los inscribe en la órbita de los denominados “documentos vitales” de cualquier asociación o empresa, puesto que en ellos se encuentra recogida la memoria de la entidad, desde su origen y constitución hasta su realidad actual. Del mismo modo, el hecho de que en el caso de El Museo Canario estos libros conserven el registro completo de la serie –comprendiendo hasta el momento 137 años de historia–, le confiere, además, un valor añadido a estos volúmenes que, por su naturaleza y contenido, constituyen una de las fuentes de obligada consulta para todos los interesados en la historia interna de El Museo Canario, pero también para todos aquellos que indaguen acerca de los museos, la museología y la museografía en las Islas Canarias.

En El Museo Canario, las actas de las sesiones celebradas por este órgano directivo se encuentran organizadas en 31 libros debidamente foliados o paginados, según los casos. De ellos, los 13 primeros recogen los acuerdos de forma manuscrita, mientras que, desde el año 1996 figuran transcritos de manera mecánica. Cada uno de estos tomos no presenta una casuística idéntica en cuanto a su apertura. De hecho, los cuatro primeros volúmenes dan comienzo sin protocolo legal alguno. Así, no será hasta 1932 cuando se halle al iniciar cada libro una habilitación legal para su uso, realizada, en este caso, por la Administración de Rentas Públicas de la Provincia.  A partir de entonces ese trámite oficial será habitual. No obstante, hay que señalar que fue sólo mientras mantuvo su vigencia la Ley de Asociaciones de 1964 cuando se obligó a visar este tipo de cuadernos. De este modo, en el  Decreto 1440, de 20 de mayo de 1965, en el que se desarrollan algunos aspectos de aquella ley, quedaba establecida la obligatoriedad de la habilitación de este tipo de documentos (art. 11). El texto legal aludido fue derogado por la Ley 1/2002, de 22 de mayo. A partir de la publicación de esta última norma, el libro de actas de la junta directiva continuó contándose entre las obligaciones documentales de las asociaciones, pero, sin embargo, nada se indica sobre la necesidad de legalizar cada uno de los volúmenes.

Las características diplomáticas que presentan estas actas son muy claras, pudiéndose asegurar que reiteran el modelo formal generado de manera generalizada para este tipo de documental por cualquier entidad. Así, cada acta podemos dividirla en tres secciones textuales. La primera está ocupada por la fecha y, en muchas ocasiones la hora de celebración de la sesión, representándose tanto la data crónica como la tópica, sirviendo este dato como apertura del acta. A continuación –bien en el cuerpo del texto o en una anotación marginal, pero siempre integrando la primera parte del documento– debe figurar el nombre de todos los asistentes.

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Fragmento inical del acta de la sesión inaugural de El Museo Canario.

El segundo apartado del acta se introduce sin solución de continuidad con respecto al anterior, constando el desarrollo de los puntos del orden del día, comenzando siempre por la lectura y aprobación del acta de la sesión precedente. En el caso de las actas de El Museo Canario, la comunicación a los miembros del órgano directivo de las cartas, escritos y solicitudes relevantes recibidas, así como la notificación de los ingresos de material documental y arqueológico suelen ocupar un lugar de privilegio, convirtiéndose por tanto la información emanada de estas disertaciones en clave para el estudio de las colecciones y fondos conservados en la entidad. El resto de acuerdos, debates y deliberaciones son consignados de manera ordenada, incluyéndose, en todos los casos, las opiniones particulares de los miembros de la junta cuando éstas se producen. La organización de actividades y exposiciones, el desarrollo de investigaciones, la visita de científicos, el préstamo de material, la discusión de reglamentos internos, etc. tienen cabida entre las líneas que dan forma a esta interesante sección del acta.

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Firmas del presidente y el secretario de El Museo Canario en 1880.

Con la firma del secretario y el visto bueno del presidente alcanzamos la tercera y última parte de las actas, constituyendo estas dos rúbricas los signos de validación que, de manera obligatoria, han de figurar en cualquier documento de este tipo.

Teniendo en cuenta la importancia que la información contenida en estas actas presenta para el mejor conocimiento de la historia de la institución no debe extrañar que éstas hayan sido conservadas con celo a lo largo del tiempo. En la actualidad se ha llevado a cabo al diseño de un proyecto a través del que contribuir a su mejor conservación y aprovechamiento y, del mismo modo, a su adecuada difusión. De esta manera, a la digitalización de las actas manuscritas se suma su transcripción. Este procedimiento no ha sido asumido por la simple aplicación de medios tecnológicos, sino que el objetivo de la conversión digital no es otro que obtener una copia de conservación, a partir de la que obtener copias de difusión, y disminuir la consulta del material original sobre papel. La transcripción apoya este mismo concepto y, además, mejora las posibilidades de búsquedas temáticas a través del texto. Finalmente, no podemos concluir este breve texto sobre las actas de la junta directiva sin hacer referencia a la difusión que de los documentos más actuales de esta serie documental se ha empezado a efectuar a través de nuestra página web con la finalidad de apoyar las políticas de transparencia vigentes en nuestra institución.


Acerca de Fernando Betancor Pérez

Archivero (El Museo Canario), Licenciado en Documentación (UC3M), Especialista Universitario en Archivística (UNED), Licenciado en Geografía e Historia (ULL) Publicaciones
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